会社から渡される給与明細には、会社が支払った残業代や社会保険料、各種手当、各種税金、年金など、多くの情報が記載されています。
そんな重要情報が満載された給与明細ですが、この重要書類はどのように取り扱って、いつ廃棄すれば良いのでしょうか？
そんな、給与明細の保存方法と保管方法について解説していきます。
給与明細は捨てて良いのか？
可能であれば、保存方法問わず保存しておいたほうが良いでしょう。
何年分の保存が必要か？といえば、労働基準法で未払い賃金請求権の時効が2年と定められているため、2年程度は保管しておいたほうが良いでしょう。
ただ、一般のサラリーマンであれば、廃棄してしまってもまず問題はありません。
捨てるタイミングとしては、確認次第に「即時」でも一般の人であれば大きな問題は起きないでしょう。
なにか必要があれば、会社への再申請や銀行通帳での確認もできるため、普通の生活をしている限りでは特に困ることはありません。
ただし、以下に当てはまる人は確実に給与明細を保存しておいたほうが良いでしょう。
副業をしていて、その金額が20万円を超えそうな人
副業をしている人（年間20万円以上）は確定申告の義務が発生します。
年末調整でも計算に必要になるため、保存しておきましょう。
会社が危ない
会社が倒産しそうな人は確実に保管しておきましょう。
未払い賃金が発生した場合、請求のために給与明細の数字が必要になります。
退職予定の人
失業給付金の申請の給与計算で必要になるため、保存しておきましょう。
次の職場での給与交渉のときに給与明細の提示が求められることもあるので、最低1年分以上の給与明細は保存しておくと良いでしょう。
源泉徴収票などから給与を知らせることも可能ですが、各種手当などの状況を提示しやすいため給与明細のほうが好まれます。
給与明細の保管期間は法律で定められているのか？
個人の場合
個人の場合、給与の保管期間を定める法律はありません。
法律上はすぐに廃棄してしまっても何の問題もありません。
法人の場合
法人・企業の場合、給与関係書類については3年間の保管義務が法律で定められています。
そのため、社会保険関係の書類を含めて、殆どの企業では3年間以上の書類は保存してあるのが通常です。
もし、問い合わせてみて「存在しない」という回答であったなら、その会社は不誠実なブラック企業か、触れられると不味い「何か」がある企業なのかもしれません。
給与明細の再発行は可能なのか？
給与明細の再発行はその会社の規定次第です。
必ず従業員の要請に応える義務や法律はありません。
クリックひとつで印刷できるため、デジタルデータとして保存されている場合はすぐに対応してもらえるかもしれませんが、発行に手間のかかる場合は数字を教えてもらうくらいしか期待できないかもしれません。
給与明細の保管方法
給与明細の保存方法として、いくつか存在しています。
①ファイルに収納する
ファイルやケースに給与明細を保存しておくのが確実な保存方法です。
原本が存在しているため、最も確実な方法と言えます。
ただし、経年劣化によるインク消えや破損などの可能性もあり、万能ではありません。
②スキャンしてPDFで保存する。写真画像として保存する。
給与明細をコピー機やスキャナーでPDF、写真画像として保存する方法が、最強の保存方法です。
給与明細フォルダに月ごとのタイトルをつけて保存すれば、わかりやすくまとめることができます。
原本のデータが存在しており、なおかつ経年劣化の恐れもないためデータを紛失しない限りはいつまででも保存することができます。
そのフォルダをオンラインストレージにバックアップしておけば、更に完璧といえます。
③アプリで保存する
現在は給与明細を管理するスマホアプリが多数開発されています。
アプリを活用して、データとして保存しておくと良いでしょう。
毎月の収入の上下をグラフで表現したりと、ユニークなアプリも存在しています。
ただし、比較的手軽に使用できるアプリですが、そのアプリの運営元が開発を停止してしまうとデータ自体が消滅してしまう可能性もあるので、注意は必要です。
④エクセルなどデータとして保存する。
エクセルなどのデータとして保存する方法があります。
手軽に保存できて、数値を確認しやすいメリットがあります。
ただし、入力間違いなどのデメリットもあります。
まとめ
給与明細を保存していなくとも、源泉徴収票や通帳、所得証明書類などから推測することも可能であるため、必ずしも保存しておく必要は無いのが現実です。
ただ、年金を支払っているにも関わらず、国のずさんな管理方法のために年金未納期間として取り扱われるという事件も発生しています。
そのような年金記録の間違いなど長期間の給与状況を証明する必要が発生するケースもあるため、できることならば、何らかの方法で長期保存しておくと良いでしょう。
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